Naar Inhoud



Conflicten over requirements? Beslis hoe je gaat beslissen!

door Mirjam van den Berg van Bridging Minds

Laatst kwam ik op LinkedIn de volgende vraag tegen: "Welke aanpak pas jij toe om conflicten m.b.t. requirements op te lossen?" In dit artikel geef ik mijn reactie op die vraag.

Conflicten over requirements? Beslis hoe je gaat beslissen!

Wensen en eisen van requirements

In bijna alle ICT-projecten worden diverse belanghebbenden betrokken bij het opstellen van de wensen en eisen. Elk vanuit hun eigen discipline, kennis en expertise. En elke belanghebbende wil natuurlijk zijn eigen belangen terug zien in de wensen en eisen. Zo willen bijvoorbeeld directe gebruikers graag hun werkelijke behoefte terug zien, managers willen graag dat het project binnen scope, kosten en tijd blijft en de ontwikkelaars en testers letten vooral op de kwaliteit van de requirements, zodat ze goede ontwerpen en testgevallen kunnen maken.

De verschillende belangen

Deze verschillen in belangen kunnen leiden tot meningsverschillen tussen de betrokken belanghebbenden. Zo kunnen zij het bijvoorbeeld oneens zijn over welke wensen en eisen wel of juist niet tot de scope van het project of de volgende release behoren. Of ze kunnen het oneens zijn over de prioriteit van bepaalde wensen en eisen, of over de gebruikte definities of over de criteria voor acceptatie of over ... et cetera ...

Niet zelden blijven deze meningsverschillen gedurende het gehele project bestaan. En soms nog langer...

De praktijk

In de praktijk zie je vaak dat NIETS is afgesproken over hoe belanghebbenden tot een besluit moeten komen. Met alle gevolgen van dien. Zo kan het gebeuren dat er vage, impliciete, of zelfs helemaal geen beslissingen worden genomen. En dit leidt weer tot verwarring. De een gaat al aan de slag, omdat hij/zij denkt dat er al een besluit genomen is. Terwijl de ander nog niet aan de slag wil, omdat hij/zij vindt dat er nog geen beslissing is genomen. En dat zorgt weer voor irritaties, ellenlange 'welles-nietes' discussies over welke beslissing is genomen, door wie en wanneer. Kortom, dit leidt dus tot verspilling van tijd en geld!

De oplossing in 7 stappen

Deze problemen kun je voorkomen door in 7 stappen tot expliciete beslissingen te komen.

Stap 1 - het probleem Bepaal welke beslissing moet worden genomen. Stap 2 - de beslisser

Bepaal wie eindverantwoordelijk is voor de beslissing. Dit is de persoon die de autoriteit heeft om beslissingen te implementeren en de verantwoordelijkheid heeft ervoor te zorgen dat de beslissing wordt gedragen door de organisatie.

Stap 3 - de beslisregel

Laat eindverantwoordelijke bepalen welke beslisregel van toepassing is. Deze persoon moet daarbij een afweging maken tussen het betrekken van de belanghebbenden bij de beslissing en de snelheid waarmee een beslissing moet worden genomen.

Als snelheid noodzakelijk is of als de belangen klein zijn dan zijn de volgende regels prima te gebruiken: meerderheid van stemmen, delegeren aan 1 persoon, tossen (kop of munt) of besluit-zonder-discussie.

De regels ‘consensus’ en ‘besluit-na-discussie’ zijn het meest geschikt wanneer de belangen gemiddeld tot groot zijn. Zoals vaak het geval is bij het opstellen van wensen en eisen.

Stap 4 - voorstel tot een beslissing

Voer discussie met belanghebbenden en sluit deze af met een voorstel tot een beslissing.

Stap 5 - laat belanghebbenden stemmen.

Om ‘consensus’ en ‘besluit-na-discussie’ effectief te gebruiken zul me moeten bepalen in welke mate de individuele belanghebbenden het eens zijn met de voorgestelde beslissing. Dit kun je het beste doen door de belanghebbenden te laten stemmen. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een 5-puntsschaal: helemaal eens - eens - neutraal - oneens - helemaal oneens.

Stap 6 - herhaling of besluit

Herhaal stap 4 en 5 zolang er geen beslissing of consensus is.

Is de regel ‘besluit-na-discussie’, dan neemt de beslisser ofwel een besluit ofwel vraagt om meer discussie. Is de regel ‘consensus’ en zijn er nog belanghebbenden die het niet eens zijn met het besluit, dan zal er verder aan het voorstel moeten worden gewerkt.

Stap 7 - documenteer de beslissing.

Documentatie zorgt er tenslotte voor dat de beslissing expliciet wordt. Leg vast welke beslissing, wanneer en door wie is genomen. Leg ook vast welke regel gebruikt is om tot het besluit te komen.

Conclusie

Samengevat, wil je meningsverschillen tussen belanghebbenden goed oplossen zorg dan voor een duidelijk proces en een duidelijke regel om tot expliciete en gedragen beslissingen, en dus requirements, te komen.

Reacties (0 totaal)

Er zijn nog geen reacties

Plaats een Reactie (Tijdelijk buiten gebruik)

Let op: Uw reactie wordt gepubliceerd. Voor privé-reacties kunt u rechtstreeks mailen met de auteur. Voor contact mogelijkheden bekijk het auteur profiel van Mirjam van den Berg

(Verplicht)

(Verplicht, wordt niet gepubliceerd)

Over de Auteur

Mirjam van den Berg Mirjam van den Berg coacht en traint mensen in organisaties die worstelen met het helder krijgen van de wensen en eisen voor de ICT-leverancier. Zowel managers als hun medewerkers en projectleden, als intermediairs tussen Business en ICT, zoals functioneel beheerders, business analisten en informatieanalisten.
Lees Meer in Profiel

Deel dit Artikel

Artikelen door Mirjam van den Berg

Mirjam van den Berg op Twitter

Mirjam_vd_Berg: "#Requirements achterhalen? Met zwijgen krijg je méér informatie!" http://t.co/znOxUPdS [NIEUW artikel]

Mirjam_vd_Berg: Vanavond zeer interessante aflevering van VPRO's #Tegenlicht gezien over #powertothepeople en #energierevolutie.

Mirjam_vd_Berg: Morgen verstuur ik weer n tip: Spreken is zilver, zwijgen is meer info. Lezen? Abonneer je via: bridgingminds.nl #requirements achterhalen

Mirjam_vd_Berg: RT @functioneel: http://t.co/6nQ1Z1wV is sponsor van het Focus on Demand congres (13-12). Schrijf je via ons in met 20% korting: http:// ...

Mirjam_vd_Berg: ?Keep in mind always the present you are constructing. It should be the future that you want.? - Alice Walker #requirements